L'espace d'accueil
Confortable et harmonieux, l'espace d'accueil permet de communiquer un message fort sur l'identité de la structure dans laquelle il se trouve, à l'intention des visiteurs mais aussi de vos collaborateurs.
Cet espace est souvent dédié à plusieurs activités et géré par des opérateurs travaillant au coeur de celui-ci.
Pour cela l'accueil se doit :
- D'être au service des visiteurs et des employés de l'entreprise
- Véhiculer l'image de l'entreprise et en informer le visiteur
- Mais aussi permettre la gestion professionnelle de certaines activités comme le secrétariat, la gestion des clefs ou encore le standard téléphonique
Afin de créer un espace représentatif de la culture d'entreprise et de ses activités, il se doit d'être co-conçu avec le personnel associé et nécessite donc une prise en compte en amont des besoins liés à l'activité du personnel.
Le passage à l'accueil permet de préparer à la rencontre et se doit donc de proposer différents types de services comme l'impression d'un document, un espace pour téléphoner ou encore un lieu où se réunir et s'informer. Il permet aussi à l'entreprise de communiquer par le biais de documents d'informations ou d'écrans mettant en valeur les derniers projets et nouveautés de l'entreprise.
Son emplacement est donc essentiel à son bon fonctionnement autant que son aménagement intérieur, sans oublier que le personnel d'accueil a besoin de connaître les activités en cours de l'entreprise pour permettre de faire le lien naturellement entre l'entrée et les espaces destinés au visiteur.
Divers effets peuvent être apportés comme avec l'éclairage ou l'ambiance acoustique, favorisant par petites touches les fonctions de ces espaces.
Mettre en place une démarche de co-conception entre le personnel et l'aménageur permet d'optimiser toutes ses fonctions liées et ainsi d'adapter l'espace d'accueil à l'activité réelle de l'entreprise.
